Slik utfører du en Email Merge

 

Microsoft Excel

1.

Åpne Microsoft Excel ved å klikke på 'Start' -menyen snarvei.

2.

Type 'Fornavn' i kolonnen 'A', og skriv deretter 'Etternavn' i 'B' kolonnen. Skriv inn navnene på e-postmottakerne.

3.

Skriv 'Email' i kolonnen 'C'. Skriv deretter inn alle e-postadressene som samsvarer med for- og etternavn.

4.

Klikk på 'Fil' -menyen og klikk på 'Lagre' -alternativet. Lukk Microsoft Excel.

Microsoft Word

1.

Åpne Microsoft Word ved å klikke på 'Start' menyprogram snarvei.

2 .

Klikk på 'Mailings' -fanen, og klikk deretter på 'Start Mail Merge' -knappen. Klikk på 'Trinn for trinn-mailfusjon' -veiviseren fra listen. Panelet Mail Merge vises på skjermen.

3.

Klikk på 'E-postmeldinger' -knappen, og klikk deretter koblingen 'Neste: Startdokument'. Klikk på «Bruk gjeldende dokument» -knappen, og klikk deretter koblingen «Neste: Velg mottaker».

4.

Klikk på 'Bla gjennom' -knappen, og finn deretter lagret kopi av Excel-regnearket. Klikk regnearket, og klikk deretter på 'OK' -knappen. Dette viser dialogboksen Mail Merge Recipients. Klikk på 'OK' -knappen.

5.

Klikk koblingen 'Neste: Skriv din e-postmelding', og klikk deretter 'Hilsenlinje ...' -koblingen. Skriv inn meldingen din, og klikk deretter på 'Next: Complete the Merge' -linken. Klikk koblingen 'Elektronisk post', og skriv deretter et emne for meldingen. Klikk på 'OK' -knappen for å sende til alle mottakerne dine.

Tips og advarsler

  • Hvis kolonneoverskriftene i regnearket ikke samsvarer med feltene brukt av Mail Merge, og klikk deretter 'Match Fields' -knappen i dialogboksen Sett inn hilsenlinje.
  • Med en e-postfusjon kan du sende en personlig hilsen eller melding til alle dine kontakter samtidig, i stedet for å skrive ut og sende en ny e-post for hver kontakt en etter en. Når mottakerne dine ser sine egne navn i e-posten din i stedet for en videresendt melding, er de mer sannsynlig å svare. Sett opp mottakerne i et Excel-regneark, og konfigurer deretter flettingen i Microsoft Word.